Od jakiegoś czasu dość modna stała się księgowość internetowa. Pozwala ona mikro lub małym przedsiębiorcom samodzielnie prowadzić swoją księgowość, czyli między innymi tworzyć faktury VAT, generować listy płac pracowników, wysyłać elektronicznie deklaracje podatkowe, z użyciem podpisu elektronicznego i serwisu internetowego. Wszystko to odbywa się na platformie on-line. Na rynku istnieje kilkanaście firm oferujących takie usługi. Największymi są iFirma, wFirma, BookKeeper, SzybkaFaktura. Minimalna cena za dostęp do największych serwisów zaczyna się od ok. 30 zł. Będzie się ona wahać, w zależności od tego, z jakich usług będziemy korzystać, a także, czy będziemy płacić za serwis co miesiąc, czy też na przykład z góry za rok. Jedynym warunkiem korzystania z platformy jest dostęp do Internetu oraz posiadanie indywidualnego konta.

Porównując ceny usług, można stwierdzić, że prowadzenie księgowości internetowej jest znacznie tańsze od tradycyjnego biura rachunkowego. Ale czy na pewno? W przypadku osób, które zakładają firmę i mają jakąś wiedzę na temat rozliczeń podatkowych, wybór księgowania on-line może się sprawdzić, a koszty faktycznie zostaną obniżone. Natomiast w przypadku przedsiębiorców, którzy nie mają o księgowości zielonego pojęcia, lepiej czas poświęcony na wprowadzanie faktur do systemu, sporządzanie deklaracji i wertowanie przepisów, przeznaczyć na prowadzeniu biznesu. Czas ten z pewnością przyczyni się do większych przychodów, które z nadwyżką pokryją różnicę w cenie między księgowością internetową, a tradycyjnym biurem rachunkowym. Do tego niekiedy biura księgowe oferują dla nowych klientów ceny promocyjne (nawet na okres jednego roku), które niewątpliwie przyczynią się do zredukowania kosztów firmy. Warto więc zapoznać się z aktualną ofertą standardowych biur rachunkowych w okolicy. Zewnętrznego księgowego można zatrudnić już za 100 PLN, a niektóre portale cenę za dostęp kalkulują na poziomie ok. 40-50 PLN/miesiąc. Jak może się to opłacać użytkownikowi, skoro księgowy to za niego zrobi, obliczy, sprawdzi, weźmie za to odpowiedzialność i często doradzi, a w takim portalu za połowę ceny dostaje tylko możliwość zrobienia tego wszystkiego samemu?

Przedsiębiorca korzystający z takiej usługi musi się liczyć z tym, że sam prowadzi ewidencje podatkowe i w przypadku błędu wykrytego podczas ewentualnej kontroli podatkowej, to on odpowie za nieprawidłowe wyliczenie zobowiązania wobec urzędu skarbowego. To samo może dotyczyć rozliczeń z ZUS-em. Korzystając natomiast z usług biura rachunkowego mamy pewność, że w razie pomyłek, szkoda zostanie pokryta z obowiązkowego ubezpieczenia OC. Stanowi to duży atut firm zajmujących się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

Niewątpliwą przewagą księgowości online jest możliwość samodzielnego wystawiania faktur. Dzięki temu, taki dokument może zostać szybko wysłany do kontrahenta drogą elektroniczną.
Ponadto w związku z tym, że jest to system internetowy, korzystający ma dostęp do danych 24 godziny na dobę z każdego miejsca świata. Należy jednak podkreślić, że sporo biur standardowych oferuje swoim klientom stały dostęp do danych finansowych, kadrowych, handlowych i wielu innych o swojej firmie, poprzez przeglądarkę internetową. Dane tam zamieszczone są zawsze aktualne dzięki pełnej integracji z programami księgowo-płacowymi.

Jeśli ktoś uważa, że księgowość internetowa wszystko za niego załatwi, a on musi tylko wprowadzić faktury, wygenerować deklaracje, naliczyć ZUS-y, to może się bardzo rozczarować. Prowadzenie księgowości to także składanie pism do urzędów, ewentualnych wyjaśnień w instytucjach państwowych oraz wiele innych obowiązków. W przypadku jakichkolwiek niejasności urzędnik z US czy ZUS-u nie będzie kontaktować się z administratorem portalu, tylko bezpośrednio z podatnikiem. Dlatego czasem warto powierzyć prowadzenie księgowości doświadczonym księgowym i uniknąć niepotrzebnych problemów. Czasem osobie amatorsko zajmującej się księgowością umkną jakieś zmiany w przepisach, a błędy z tego wynikające mogą kosztować dużo więcej niż zapłacenie specjaliście za poprowadzenie ksiąg.

Decydując się na księgowość internetową musimy sami na bieżąco śledzić zmieniające się przepisy prawa w celu uniknięcia błędów. Powierzając swoje papiery firmie świadczącej takie usługi, problem niewątpliwie będziemy mieć z głowy. To księgowy odpowiadać będzie za to, aby być na bieżąco z przepisami oraz ciągle uzupełniać i aktualizować swoją wiedzę. Należy pamiętać, że w przypadku księgowości nie tylko błędy są tym, na co powinnyśmy zwracać uwagę i monitorować. Dosyć łatwo policzyć, ile kosztowałoby podatnika korzystającego z księgowości online gdyby nie zauważył, że np. zmienił się limit zwolnienia z VAT do 150.000 PLN i można z tego VAT-u „uciec”, albo który przespał termin 20 stycznia do zmiany formy opodatkowania na korzystniejszą – np. z 19% stawki liniowej na skalę po zmianie progów podatkowych. Ryzyko kosztów związanych z takimi zaniechaniami (bo przecież nie możemy ich nazwać „błędami”) to jeden z argumentów, które należy rozważyć wybierając pomiędzy standardową księgowością, a księgowością online.

Generalnie księgowość online może się opłacać osobom, które mają średniej wielkości firmę prostą w prowadzeniu, a jedynie ilość dokumentów sprawia, że nie zmieściliby się w najniższej stawce w standardowym burze rachunkowym. Natomiast dla bardzo małych firm, oraz dla bardzo dużych to rozwiązanie, którego bym nie polecał.

Ostateczny wybór między biurem rachunkowym, księgowością internetową, a być może nawet zatrudnieniem samodzielnego księgowego należy rzecz jasna do podatnika. Niniejsze porównanie plusów i minusów ma za zadanie jedynie pomóc w decyzji, co jest dla naszej firmy najbardziej korzystne.

Krzysztof Gargas

Podziel się na:
  • Drukuj
  • Digg
  • Blip
  • Blogger.com
  • co-robie
  • Dodaj do ulubionych
  • Forumowisko
  • Gadu-Gadu Live
  • Grono.net
  • Kciuk.pl
  • Linkologia
  • Spis
  • Ulubione
  • Wahacz
  • Wykop
  • Śledzik