Niezawodnym kompasem w poszukiwaniach biura rachunkowego, któremu powierzymy nasze cenne księgi jest polecenie przez znajomych. Co jednak robić w sytuacji, gdy nikt z naszego otoczenia nie może doradzić nam w tej kwestii? Odpowiedź na to pytanie jest dość złożona. O jakości usług świadczonych przez dane biuro możemy wnioskować z szeregu przesłanek. Warto poświęcić trochę czasu na ich analizę, aby zaoszczędzić sobie rozczarowań, kłopotów i, rzecz jasna, pieniędzy.

Cena

Cena usług nieprzypadkowo pojawia się jako pierwsze kryterium. To ona najczęściej decyduje o naszym ostatecznym wyborze. Oczywiście dla przedsiębiorcy istotne jest aby była jak najniższa. Biura wiedząc o tym często oferują absurdalnie wręcz niskie stawki, by przyciągnąć klientów. Za zaniżonym wynagrodzeniem biura kryje się jednak szereg konsekwencji, o których podpisując umowę dowiemy się dopiero z czasem. Zanim wybierzemy więc najtańszą ofertę, przyjrzyjmy się bliżej również innym czynnikom.Pamiętaj, że cena prawie zawsze uzależniona jest od ilości dokumentów, które dostarczasz co miesiąc do biura i od ilości pracowników, których zatrudnia Twoja firma. Jeżeli jednak część pracy wykonujesz sam – na przykład prowadzisz rejestr sprzedaży w wewnętrznym systemie i możesz wyeksportować go do biura rachunkowego – warto negocjować obniżkę stawki. Dobre biuro rachunkowe powinno samo zaproponować takie rozwiązanie.

Personel

Kiedy oferta cenowa wydaje się bardzo atrakcyjna, najczęściej okazuje się, że nasz księgowy ma pod swoją opieką nierozsądnie dużą liczbę klientów; niekiedy jest to nawet kilkadziesiąt firm. Nic w tym dziwnego – aby zarobić na swoje wynagrodzenie musi wypracować dla firmy odpowiedni zysk. Im niższe ceny, tym bardziej w efekcie przeciążeni będą pracownicy. Niska cena usług znajduje również swoje odbicie w kompetencjach personelu. Właściciele tanich biur często oszczędzają zatrudniając niewykwalifikowanych pracowników w miejsce doświadczonych księgowych, a dodatkowo skąpią środków na odpowiednie ich wyszkolenie. Trzeba też liczyć się z tym, że w tanich biurach często występuje wysoka rotacja personelu, w wyniku której co kilka miesięcy zmieniać się będzie obsługująca nas osoba. Warto więc upewnić się jaką politykę wobec pracowników stosuje biuro, które składa nam ofertę.

Kompetencje

Każde oficjalnie zarejestrowane biuro rachunkowe musi zatrudniać przynajmniej jednego pracownika posiadającego certyfikat Ministerstwa Finansów uprawniający do działalności usługowej w tym obszarze. Warto sprawdzić kiedy wydany został certyfikat, którym legitymuje się nasze biuro. Możemy łatwo to zrobić mając numer dokumentu – drugi jego człon to właśnie rok wydania. Informacja ta pozwoli nam ocenić staż, a co za tym idzie poziom doświadczenia usługodawcy. Warto jednak poprzeć ją również dodatkowymi danymi na temat tego, jak długo działa samo biuro, ilu pracowników w zespole posiada certyfikaty i wreszcie czy dostępne są referencje od innych klientów.

Narzędzia

Czy ważne jest dla mnie z jakiego programu korzysta mój księgowy? Jeżeli wydaje Ci się że nie, to z przyjemnością Cię zaskoczymy. Obecnie dostępne są systemy, które pozwalają klientom biur rachunkowych na wygodny wgląd w dokumentację księgową i wyniki firmy z własnego komputera – wystarczy tylko mieć dostęp do Internetu. Nawet jeśli nie skorzystasz z podobnego rozwiązania, warto upewnić się, jakie udogodnienia techniczne oferuje wybrane przez Ciebie biuro. Wspomniana powyżej możliwość importowania danych z systemów wykorzystywanych przez Twoją firmę to realna szansa obniżenia kosztów obsługi.  Dodajmy też, że im nowocześniejszy, wydajniejszy i bardziej kompleksowy system, tym sprawniejsza praca księgowych i szybkość ich reakcji na Twoje zapytania.

Elastyczność

Dobre biuro rachunkowe wyznaje zasadę, że to my jesteśmy dla klienta, a nie klient dla nas. Sprawdźmy, czy nasze szczególne potrzeby znajdą należyte zrozumienie u naszych potencjalnych księgowych. W niektórych przypadkach potrzebujemy szczegółowych raportów lub dodatkowych analiz. Czasem zachodzi potrzeba, żeby księgowy z biura pracował w siedzibie naszej firmy. Nie wahaj się zapytać, na ile biuro, z którym prowadzisz rozmowy jest skłonne wyjść tym potrzebom naprzeciw. Pamiętajmy jednak, że zbytnia sztywność powinna być równie alarmująca, co obiecywanie gruszek na wierzbie.

Zakres reprezentacji przed urzędami

Każdy, kto kiedykolwiek korzystał z usług biura rachunkowego wie, że mało komfortowa jest konieczność odwiedzania księgowego za każdym razem, kiedy trzeba podpisać deklarację, bądź pismo do urzędu. Solidne biuro powinno oferować możliwość podpisania pełnomocnictwa, na mocy którego księgowy jest w stanie występować w naszym imieniu przed instytucjami państwowymi. To ograniczy do minimum również konieczność naszych wizyt w ZUS i Urzędach Skarbowych.

Ubezpieczenie OC

Każde legalnie działające biuro ma obowiązek opłacenia ubezpieczenia OC na wypadek popełnionych błędów. Rozsądnie będzie nie tylko upewnić się, że nasze biuro faktycznie posiada ubezpieczenie, ale również sprawdzić, na jaką kwotę to ubezpieczenie opiewa. Wysoka kwota automatycznie zwiększa bezpieczeństwo finansowe przedsiębiorcy na wypadek ewentualnych pomyłek.

Kontakt

Łatwość i szybkość porozumienia się z naszym księgowym to bardzo istotne kryterium, o którym często zapominamy. Upewnijmy się, w jakich godzinach biuro jest czynne, czy pracownicy mają bieżący dostęp do telefonów i maili. Ważne jest też to, czy w razie nieobecności naszego księgowego ktoś w biurze będzie w stanie udzielić nam koniecznej informacji.

Umowa

Ostatnia ale nie najmniej ważna kwestia – zwróć uwagę na szczegóły podpisywanej umowy. Jaki jest okres wypowiedzenia, co zawiera umówiona cena, czy biuro nie wyklucza swojej odpowiedzialności za wykonywane czynności księgowe. Ta umowa to nie tylko formalność. Zastanów się, czy jej ustalenia nie będą działać na Twoją niekorzyść. Jeżeli budzą wątpliwości, przedyskutuj je z przedstawicielem biura przed podpisaniem.

Maciej Paraszczak

Podziel się na:
  • Drukuj
  • Digg
  • Blip
  • Blogger.com
  • co-robie
  • Dodaj do ulubionych
  • Forumowisko
  • Gadu-Gadu Live
  • Grono.net
  • Kciuk.pl
  • Linkologia
  • Spis
  • Ulubione
  • Wahacz
  • Wykop
  • Śledzik