W polskim systemie prawnym istnieje wiele różnych dokumentów określanych mianem „faktura”. Faktury mogą być wystawiane przez zbywcę (większość faktur) lub nabywcę (w przypadku transakcji przedsiębiorstwa z rolnikiem ryczałtowym). Wystawiający fakturę może uwzględniać w niej podatek VAT lub zostawić go do rozliczenia odbiorcy (wewnątrzwspólnotowe nabycie, odwrotne obciążenie VAT).

Przy takiej mnogości różnych rozwiązań nie dziwi fakt, że pojawia się też dokument, który mimo nazwy fakturą nie jest. Tak, dokładnie tak.

W myśl polskiego prawa podatkowego faktura pro forma nie jest fakturą. Czym jest w takim razie?

Co to jest faktura pro forma?

Faktura pro forma jest w pewnym uproszczeniu przedstawieniem tego, jak będzie wyglądała faktyczna faktura po sfinalizowaniu transakcji.

Jest więc sprecyzowaną ofertą handlową skierowaną do konkretnego odbiorcy. Używamy faktury pro forma przede wszystkim w sytuacji, gdy nabywca chce otrzymać zapłatę za towar lub usługę zanim je dostarczy/wykona. Nabywca płaci należność na podstawie faktury pro forma, po czym sprzedawca wypełnia swoją część zobowiązania i wystawia fakturę.

Bywa również, że faktury pro forma używa się nie tyle po to by zabezpieczyć transakcję, co po to by nabywca mógł np. uzupełnić dane gdy dopiero zakłada działalność gospodarczą.

Na podstawie faktury pro forma dokonujemy płatności, ale czy na pewno?

Czy faktura pro forma zobowiązuje do zapłaty?

To kolejny mit. Skoro pro forma nie jest fakturą, to nie może też z niej wynikać zobowiązanie. Wręcz przeciwnie. Wynika z niej możliwość. Możliwość wcześniejszego przekazania należności i tym samym zawarcia umowy (ze strony nabywcy także wywiązania się z niej). Jeśli nie zapłacisz faktury pro forma, sprzedawca po prostu nie dostarczy Ci towaru. Można więc śmiało powiedzieć, że faktura pro forma nie jest zobowiązaniem do zapłaty w świetle prawa.

Jej znaczenie jest zależne od wcześniejszych ustaleń między stronami. Skoro tak, to chyba nie trzeba jej księgować, prawda?

Czy faktura pro forma jest dokumentem księgowym?

Absolutnie nie jest. Nie należy jej księgować, tak jak nie księgujemy ulotek reklamowych czy wymiany mailowej między kontrahentami. Należy natomiast zachować faktury pro forma dla celów dowodowych. W końcu są podstawą do dokonanmia płatności, która to przypieczetowuje umowę.

Księgowanie faktur pro forma tak jakby były to zwykłe faktury spowoduje wadliwość księgi i może być podstawą do oskarżenia o próbę wyłudzenia VAT.

Dlatego gdy ktoś szuka informacji na temat: faktura pro forma a VAT – odpowiamy od razu: faktura pro forma nie ma wpływu na rozliczenie podatku VAT. Nie jest podstawą do odliczenia, nie powoduje obowiązku zapłaty, nie musi być uwzględniona w pliku JPK_VAT. Z punku widzenia VAT-u nie istnieje.

Mimo to jej znaczenie w obrocie gospodarczym jest dosyć istotne.

Rzeczywiste zastosowanie faktury pro forma

10 marca firma A wystawia firmie B fakturę pro forma. 12 marca B płaci należność. 15 marca A dostarcza zamówiony towar, a wraz z nim rzeczywistą fakturę VAT.

Dla A jest to bardzo bezpieczny układ. Dokonuje dostawy już po otrzymaniu środków – nie ryzykuje dostarczenia towaru, za który nikt nie zapłaci. Nie musi tez w razie czego korygować dokumentów, ani płacić podatku VAT zanim otrzyma należność (tak zwane złe długi).

Wbrew pozorom układ ten nie dyskryminuje B. W momencie otrzymania faktury pro forma B ma dowód dlaczego dokonuje płatności i czego oczekuje w zamian. Nawet w tym momencie może odrzucić ofertę. Jeśli natomiast ją zapłaci, po stronie A powstaje zobowiązanie – w tym wypadku dotyczące dostarczenia towaru. Gdyby firma B nie wywiązała się z niego – A ma prawo zażądać zwrotu zapłaconej kwoty wraz z odsetkami, i ewentualnie jeszcze dochodzić odszkodowania za utracone w skutek tego zyski lub poniesione straty. Faktura pro forma i dowód płatności (np. przelew bankowy) będą tu kluczowymi i bardzo trudnymi do podważenia dowodami.

Niekiedy zdarzają się niewłaściwe użycia faktury pro forma, np. pojawia się faktura
pro forma – zaliczka, którą mniej doświadczeni przedsiębiorcy wystawiają zamiast faktury zaliczkowej.

Tymczasem faktura pro forma nie zwalnia przedsiębiorcy od wystawienia faktury VAT, jak również faktury zaliczkowej, ale bardzo ułatwia obrót i poprawia jego bezpieczeństwo.

Jakie są wymagania wobec faktur pro forma?

Faktura pro forma nie jest zdefiniowana w przepisach podatkowych i księgowych, dla których jest neutralna. To znaczy, że nie ma formalnych wymagań co do tego, jak powinna ona wyglądać.

Sa natomiast wymagania praktyczne. Skoro faktura pro forma ma przedstawiać kupującemu jak będzie wyglądała późniejsza faktura VAT, powinna ona: dokładnie określać przedmiot transakcji, jego cennę netto, stawki podatku VAT, czas wykonania dostawy oraz zawierać prawdziwe dane sprzedawcy. Przydałaby się też nazwa „faktura pro forma” by nabywca nie wziął jej za faktyczną fakturę i omyłkowo nie zaksięgował.

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, nie jest obowiązkowa i nie ma co do niej wymagań formalnych – ma ułatwiać Ci życie, nie utrudniać.

Podziel się na:
  • Drukuj
  • Digg
  • Blip
  • Blogger.com
  • co-robie
  • Dodaj do ulubionych
  • Forumowisko
  • Gadu-Gadu Live
  • Grono.net
  • Kciuk.pl
  • Linkologia
  • Spis
  • Ulubione
  • Wahacz
  • Wykop
  • Śledzik