Współczesne przedsiębiorstwo składa się nie tylko z hal produkcyjnych, przestrzeni magazynowych i komputerów stojących na biurkach. Bardzo istotnym elementem, bez którego nie sposób prowadzić większej działalności, są dane i ich bazy. Im jednak większa firma, tym więcej informacji, które pracownicy muszą mieć pod ręką. Jeśli są one rozłożone po zbyt wielu bazach, w zarządzanie wkrada się chaos. Zapobiec mu może właśnie prawidłowo wdrożony system ERP.

System ERP – definicja

Zasadniczo oprogramowanie ERP (z angielskiego Enterprise Resource Planning) służy zarządzaniu wszystkimi informacjami, jakie są posiadaniu firmy lub organizacji. Jest to więc system pozwalający na wprowadzanie, edytowanie, łączenie i usuwanie informacji na temat:

  • Klientów (dane kontaktowe i adresowe, dotychczasowa historia współpracy),
  • Zamówień (terminy wykonania/wysyłki, płatności, windykacja, promocje, reklamacje),
  • Stanów magazynowych (zasoby, umiejscowienie, zapotrzebowanie, straty magazynowe),
  • Projektów (terminy, poziom zaawansowania, bieżące działania, zaangażowane osoby),
  • Dostawców (ceny, złożone zamówienia, kontakty, oferty, historia współpracy),
  • Marketingu (outsourcing działań marketingowych, materiały promocyjne, eventy),
  • Produkcji (jeśli firma się nią zajmuje: przepustowość, przedmioty produkowane).

Wstępnie wygląda jak „wszystko”, ale zwyczajowo sprawy księgowe i pracownicze nie są uwzględniane w oprogramowaniu ERP. Jest tam jednak dostatecznie dużo danych by pracownicy działów: produkcji, sprzedaży, marketingu, zakupów i projektowania nie wchodzili sobie nawzajem w drogę ani nie robili dwukrotnie tej samej pracy.

Wdrożenie systemu ERP

Oprogramowanie klasy ERP pełni tak istotną rolę, że jego wdrożenie lub zmiana oznacza dla firmy poważną rewolucję i niekiedy budzi opór wśród pracowników. Faktycznie oznacza ono ogromną ilość pracy, która zaowocuje dopiero po jakimś czasie i tylko wtedy, gdy wdrożenie ERP zostanie solidnie zaplanowane.

Na przykład wdrożenie ERP w „gorącym okresie”, gdy pracownicy mają dużo pracy, prawdopodobnie przyniesie efekt odwrotny od zamierzonego. Część kadry może nawet uznać, że to dobry moment by odejść.

Optymalnie należy rozpocząć wdrażanie systemu w „sezonie ogórkowym” i odpowiednio wcześnie zapewnić sobie wsparcie w postaci pracowników tymczasowych, których rola ograniczy się do uzupełniania baz danych. Przyda się również wykonania backupu wszystkich dotychczas używanych baz danych. Kolejna sprawa to wcześniejsze sprawdzenie kompatybilności wprowadzanego ERP z innymi używanymi programami i systemami operacyjnymi.

Solidnym wsparciem mogą być przedstawiciele firmy, od której kupujesz ERP – powinni przygotować dla twoich pracowników odpowiednie szkolenia i czuwać nad całym procesem w drożenia.

ERP w produkcji i handlu

Dla większych przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych, zwłaszcza takich, które posiadają własną sieć sprzedaży, oprogramowanie ERP jest właściwie niezbędne. Bezpośrednio po wdrożeniu go należy zacząć wyrabiać wśród pracowników (także kadry menedżerskiej) nawyk umieszczania wszystkich istotnych danych w systemie i tagowania rekordów. Daje to wymierne korzyści w postaci:

  • Skrócenia średniego czasu od zamówienia do dostawy,
  • Statystycznego zmniejszenia liczby reklamacji i skrócenia czasu ich rozpatrywania,
  • Unikania powtórnego wykonania tej samej pracy przez pracowników biurowych,
  • Zmniejszenia prawdopodobieństwa zastojów produkcyjnych,
  • Ułatwienia w planowaniu działań marketingowych.

ERP w małej firmie

Mikroprzedsiębiorstwa i przedsiębiorstwa małe na ogół prowadzone są bez systemu ERP lub z oprogramowaniem-samoróbką. Wynika to jednak nie tyle z zalet takiego rozwiązania, co z chęci ograniczenia kosztów. Profesjonalne rozwiązania ERP są dla małej firmy dość drogie, ale w niektórych branżach korzyści z ich wprowadzenia dają się odczuć niemal natychmiast.

Będzie tak zwłaszcza w firmach operujących bardzo dużą ilością informacji (redakcje, portale internetowe, firmy marketingowe, pośrednicy sprzedaży). Korzystają też bez wątpienia firmy, w których rozproszeni po świecie pracownicy współpracują za pomocą chmury danych (często przedsiębiorstwa sofwarowe).

Uprawnienia i zabezpieczenia

System ERP po prawidłowym wdrożeniu będzie zawierał kluczowe dla firmy informacje, których zdobycie mogłoby być istotne dla konkurencji. Konieczne jest więc nie tylko zabezpieczenie danych przed kradzieżą lub omyłkowym usunięciem, ale też zaawansowane zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemu.

Każdy pracownik powinien mieć utworzony profil, który pozwoli mu sprawdzać, wysyłać i edytować tylko te dane, których potrzebuje. Przykładowo pracownik sprzedaży może mieć wgląd w stany magazynowe, co ułatwi mu przekazanie klientowi informacji o tym, kiedy ten otrzyma przesyłkę, ale nie powinien mieć możliwości ich edytowania.

Podziel się na:
  • Drukuj
  • Digg
  • Blip
  • Blogger.com
  • co-robie
  • Dodaj do ulubionych
  • Forumowisko
  • Gadu-Gadu Live
  • Grono.net
  • Kciuk.pl
  • Linkologia
  • Spis
  • Ulubione
  • Wahacz
  • Wykop
  • Śledzik