Jakiś czas temu, podczas dyskusji o rozwiązaniach księgowych dla firm, mój rozmówca zadał mi następujące pytanie: Czy jeżeli koszty prowadzenia księgowości w biurze zaczynają wynosić tyle, co pensja księgowego, to znaczy, że klient powinien zrezygnować z obsługi zewnętrznej i zatrudnić do tej roboty pracownika? Bardzo chciałbym odpowiedzieć na jego pytanie prosto i jednoznacznie, jednak okazało się to niemożliwe. Sprawa ta jest bowiem nieco bardziej skomplikowana niż zwykły bilans kosztów.

Zatrudnianie wewnętrznego księgowego ma liczne zalety, które doceni niejeden przedsiębiorca. Wśród nich można wymienić szybszy obieg dokumentów, bardziej bezpośredni kontakt pomiędzy księgowością a innymi działami firmy, czy chociażby poczucie większej kontroli nad własnym pracownikiem niż nad usługodawcą. Dla większych przedsiębiorstw zatrudnienie księgowego będzie też na pierwszy rzut oka bardziej korzystne finansowo niż korzystanie z usług biura, którego wynagrodzenie będzie wzrastać wraz z ilością operacji księgowych.

Dlaczego piszę o względnych tylko korzyściach finansowych? Otóż w myśl obowiązującego prawa księgowy wewnętrzny w przypadku popełnionego przez siebie błędu poniesie odpowiedzialność finansową maksymalnie w wysokości trzech swoich miesięcznych pensji. Konsekwencje finansowe tego błędu mogą zaś być znacznie poważniejsze dla pracodawcy. Specjalista od zarządzania ryzykiem na pewno uwzględniłby fakt, że w przypadku zlecenia prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej, odpowiedzialność za popełnione błędy w księgowaniach jest objęta znacznie wyższym ubezpieczeniem.

Firmy, które płacą biurom rachunkowym stawki porównywalne z wynagrodzeniem wewnętrznego księgowego najczęściej kierują się chęcią wyprowadzenia na zewnątrz części problemów wiążących się z zatrudnieniem pracownika. Wiadomym jest, że biuro rachunkowe nie korzysta z urlopów ani zwolnień lekarskich oraz nie domaga się szkoleń. Wszelkie kwestie związane z nieobecnościami, rotacją pracowników, rekrutacją nowych, czy ich potrzebą rozwoju zawodowego w tym przypadku przestają klienta biura interesować. Jakkolwiek brutalna byłaby ta prawda dla księgowych pozostających na rynku pracy, nie zmieni ona faktu, że przedsiębiorca musi optymalizować działanie swojej firmy. Korzystanie z usług biura rachunkowego pozwala mu ograniczyć nakłady czasowe, finansowe i energetyczne przeznaczane na zarządzanie zasobami ludzkimi. Płacąc za usługę, otrzymuje pożądany efekt w sposób znacznie prostszy.

Niekiedy argumentem za współpracą z biurem rachunkowym jest również dodatkowa oszczędność przestrzeni biurowej. Księgowy pracujący w naszej firmie będzie potrzebował wygodnego miejsca pracy, sprzętu i oprogramowania. Te koszty wliczy sobie oczywiście w cenę usługi biuro rachunkowe, jednak w rozbiciu na wielu klientów ulegną one znacznemu pomniejszeniu. Co więcej, biuro przechowa dla nas dokumentację księgową, której magazynowanie w miarę rozwoju działalności firmy staje się coraz bardziej uciążliwe. Na marginesie dodam, że kontrole skarbowe przeprowadzane są w miejscu przechowywania dokumentów, więc nie utrudniają pracy naszej firmy, jeśli korzystamy z usług biura.

Jeżeli doszliśmy już do tematu kontroli skarbowych, to warto zauważyć, że pracownicy biur rachunkowych mają z reguły w tym temacie nieporównanie większe doświadczenie niż księgowi wewnętrzni. Za dużą ilością klientów biura idzie bowiem większa częstotliwość kontaktów z kontrolerami. Oczywiście nie twierdzę tutaj, że temat ten jest obcy księgowym wewnętrznym i nie podważam kompetencji doskonałych specjalistów, których znam. Uważam jednak, że specyfika pracy w biurze rachunkowym zmusza do szerszego spojrzenia na problemy różnych branż i typów działalności, jak również ułatwia merytoryczną wymianę poglądów z innymi profesjonalistami.

Na zakończenie, chciałbym podkreślić, że mimo iż przedstawione powyżej opinie mogą wydawać się dość tendencyjne i faworyzujące outsourcing księgowy, nie wszystkim przedsiębiorcom doradziłbym korzystanie z usług biura. Bywa, że sam informuję klientów, że w ich przypadku własna księgowość byłaby lepszym rozwiązaniem. Każda firma posiada bowiem swoją unikalną specyfikę, a wybór najlepszej opcji może zależeć od wielu czynników, nawet tak pozornie nieistotnych, jak osobowość właściciela.

Maciej Paraszczak

Podziel się na:
  • Drukuj
  • Digg
  • Blip
  • Blogger.com
  • co-robie
  • Dodaj do ulubionych
  • Forumowisko
  • Gadu-Gadu Live
  • Grono.net
  • Kciuk.pl
  • Linkologia
  • Spis
  • Ulubione
  • Wahacz
  • Wykop
  • Śledzik