Średnia firma

Przed rozpoczęciem współpracy z Meritoros firma New Men miała wewnętrzny dział księgowości, w którym na stanowiskach księgowo-administracyjnych zatrudnione były 4 osoby. Dodatkowo zadania związane z rachunkowością podatkową wykonywało zewnętrzne biuro rachunkowe. Rachunkowość i sprawozdawczość na potrzeby wewnętrzne była prowadzona w programie Hermes, natomiast zewnętrzne biuro rachunkowe korzystało z oprogramowania Comarch CDN Klasyka. Dokumentacja księgowa była wprowadzania ręcznie do dwóch systemów księgowych. System był drogi, niewydolny, a ponadto nie gwarantował raportowania dla Zarządu w odpowiedniej formie i w odpowiednim czasie. Przyczyniał się również do powstawania wielu niebezpiecznych błędów. Z uwagi na skalę działania i status Zakładu Pracy Chronionej, firma potrzebuje cyklicznie znacznie rozbudowanego raportowania w zakresie:

• Miesięcznego rachunku wyników;
• Miesięcznego sprawozdania do GUS DG-1, P-02 oraz okresowego F-01 i SP;
• Raportu indywidualnego rzeczywistych wpływów pieniężnych od kontrahentów;
• Raz na kwartał bilansu;
• Raz na kwartał danych finansowych do banków w celu odnowienia kredytów bankowych;
• Rozbudowanej analityki przychodów i kosztów poszczególnych sklepów/działów;
• Rachunku przepływów pieniężnych i zmian w kapitale na potrzeby PFRON;

Firma Meritoros została poproszona o zaproponowanie rozwiązania, które usprawniłoby system, zapewniło odpowiednią bezbłędność, zwiększyło szybkość generowania raportów oraz, w miarę możliwości, obniżyło koszty obsługi księgowej.

Nasi specjaliści zaczęli od analizy oprogramowania Hermes SQL pod kątem możliwości automatyzacji procesów księgowych oraz od badania systemu obiegu dokumentów obowiązującego w firmie. Z niewiadomych przyczyn poprzednie Biuro Rachunkowe odmawiało współpracy z oprogramowaniem klasy ERP. Okazało się, że wykorzystywany przez księgowość wewnętrzną system Hermes posiada szerokie możliwości ustawiania automatycznych procesów. Zaproponowaliśmy przeniesienie całości procesów księgowych do tego systemu i wyeliminowanie dodatkowej pracy, która wynikała z konieczności ponownego wprowadzania dokumentów do systemu CDN Klasyka w celu obliczania podatku. Aby móc zaoferować firmie New Men obsługę w systemie Hermes skierowaliśmy swoich pracowników na szkolenie z obsługi tego oprogramowania.

Dalsze zmiany zaproponowane w zakresie obiegu dokumentów oraz zaimplementowane procedury i automatyzacje procesów spowodowały, iż ilość osób w wewnętrznym dziale księgowym konieczna od obsługi dokumentacji spadła z 4 do 3. Z kolei ilość pracy jaką ma do wykonania Meritoros pozwala na takie jej zorganizowanie, iż wystarczają 2 wizyty w tygodniu w siedzibie klienta, żeby skontrolować poprawność wprowadzania dokumentów przez pracowników działu oraz uzupełnić dane, umożliwiając niemal natychmiastowe raportowanie o stanie firmy do zarządu.

Roczna wartość kontraktu na obsługę firmy New Men przez firmę Meritoros wynosi 58 500 PLN i jest niższa od poprzedniego kontraktu o 2,5%. Firma zyskała dodatkowe oszczędności w ilości etatów zaangażowanych w obsługę księgową (zmniejszenie o 25%) oraz znaczną poprawę jakości otrzymywanej informacji zarządczej. Raporty, na które poprzednio trzeba było czekać tygodniami lub miesiącami, są teraz generowanie niemal automatycznie z systemu. W sposób istotny usprawniono także współpracę z bankami.

Podsumowanie efektów działania Meritoros:

• Zmniejszenie kosztów obsługi przez zewnętrzne Biuro Rachunkowe o 2,5%;
• Zmniejszenie ilości osób zaangażowanych w obsługę dokumentacji w firmie o 25% (1 osoba);
• Zmniejszenie ilości błędów generowanych przez ręczne przepisywanie danych pomiędzy systemami;
• Zwiększenie dostępności danych zarządczych oraz podatkowych (dane dostępne następnego dnia);

Biuro Meritoros nie prowadzi spraw kadrowych – firma New Men zdecydowała się kontynuować dotychczasową współpracę ze specjalistą w tym zakresie.