Nazwa firmy | Jerzy Gałczyński New Men Firma Produkcyjno-Handlowa ZPChR |
Strona WWW | www.newmen.eu |
Forma prawna: | osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą |
Forma księgowości: | księgi rachunkowe – księgowość w siedzibie klienta |
Charakterystyka firmy: | Firma zajmuje się produkcją odzieży wierzchniej, ze szczególnym uwzględnieniem garniturów męskich. Dodatkowym obszarem działalności jest sprzedaż hurtowa i detaliczna odzieży oraz obuwia, zarówno produkcji własnej jak i obcej w sieci własnych salonów firmowych na terenie całej Polski. Występują znaczne wahania obrotów z zależności od sezonu. |
Obroty roczne: | 10 mln obrotu |
Liczba dokumentów: | ok. 28 400 dokumentów sprzedaży rocznie, 5 700 dokumentów zakupu, 19 rachunków bankowych |
Zatrudnienie: | ok. 110 pracowników średniorocznie |
Operacje księgowe: |
Import/eksport towarów, w procedurze zwykłej i uproszczonej Import/eksport usług Księgowanie produkcji w toku, techniczny magazyn materiałów nisko-cennych Faktoring Zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych Dofinansowania z PFRON oraz z Unii Europejskiej |
Opis obsługi
Przed rozpoczęciem współpracy z Meritoros firma New Men miała wewnętrzny dział księgowości, w którym na stanowiskach księgowo-administracyjnych zatrudnione były 4 osoby. Dodatkowo zadania związane z rachunkowością podatkową wykonywało zewnętrzne biuro rachunkowe. Rachunkowość i sprawozdawczość na potrzeby wewnętrzne była prowadzona w programie Hermes, natomiast zewnętrzne biuro rachunkowe korzystało z oprogramowania Comarch CDN Klasyka. Dokumentacja księgowa była wprowadzania ręcznie do dwóch systemów księgowych. System był drogi, niewydolny, a ponadto nie gwarantował raportowania dla Zarządu w odpowiedniej formie i w odpowiednim czasie. Przyczyniał się również do powstawania wielu niebezpiecznych błędów. Z uwagi na skalę działania i status Zakładu Pracy Chronionej, firma potrzebuje cyklicznie znacznie rozbudowanego raportowania w zakresie:
Firma Meritoros została poproszona o zaproponowanie rozwiązania, które usprawniłoby system, zapewniło odpowiednią bezbłędność, zwiększyło szybkość generowania raportów oraz, w miarę możliwości, obniżyło koszty obsługi księgowej.
Nasi specjaliści zaczęli od analizy oprogramowania Hermes SQL pod kątem możliwości automatyzacji procesów księgowych oraz od badania systemu obiegu dokumentów obowiązującego w firmie. Z niewiadomych przyczyn poprzednie Biuro Rachunkowe odmawiało współpracy z oprogramowaniem klasy ERP. Okazało się, że wykorzystywany przez księgowość wewnętrzną system Hermes posiada szerokie możliwości ustawiania automatycznych procesów. Zaproponowaliśmy przeniesienie całości procesów księgowych do tego systemu i wyeliminowanie dodatkowej pracy, która wynikała z konieczności ponownego wprowadzania dokumentów do systemu CDN Klasyka w celu obliczania podatku. Aby móc zaoferować firmie New Men obsługę w systemie Hermes skierowaliśmy swoich pracowników na szkolenie z obsługi tego oprogramowania.
Dalsze zmiany zaproponowane w zakresie obiegu dokumentów oraz zaimplementowane procedury i automatyzacje procesów spowodowały, iż ilość osób w wewnętrznym dziale księgowym konieczna od obsługi dokumentacji spadła z 4 do 3. Z kolei ilość pracy jaką ma do wykonania Meritoros pozwala na takie jej zorganizowanie, iż wystarczają 2 wizyty w tygodniu w siedzibie klienta, żeby skontrolować poprawność wprowadzania dokumentów przez pracowników działu oraz uzupełnić dane, umożliwiając niemal natychmiastowe raportowanie o stanie firmy do zarządu.
Roczna wartość kontraktu na obsługę firmy New Men przez firmę Meritoros wynosi 58 500 PLN i jest niższa od poprzedniego kontraktu o 2,5%. Firma zyskała dodatkowe oszczędności w ilości etatów zaangażowanych w obsługę księgową (zmniejszenie o 25%) oraz znaczną poprawę jakości otrzymywanej informacji zarządczej. Raporty, na które poprzednio trzeba było czekać tygodniami lub miesiącami, są teraz generowanie niemal automatycznie z systemu. W sposób istotny usprawniono także współpracę z bankami.
Podsumowanie efektów działania Meritoros:
Biuro Meritoros nie prowadzi spraw kadrowych – firma New Men zdecydowała się kontynuować dotychczasową współpracę ze specjalistą w tym zakresie.