Każda firma, niezależnie od tego jaką ma formę działalności oraz skalę ponosi koszty. Koszty te są pośrednio lub bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością. Jednak tylko część z tych kosztów to koszty podatkowe, które obniżają podstawę opodatkowania.
Zgodnie z definicją, kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Koszt, który nie wpisuje się w wyżej przedstawioną definicję można zaliczyć do kosztów niepodatkowych. Tak poniesiony koszt nie obniża podstawy opodatkowania, a co za tym idzie podatek dochodowy nie ulega zmniejszeniu.
Kosztami uzyskania przychodu mogą być różne wydatki, przy czym będą one zależeć od tego, jaką prowadzi się działalność. W przypadku sklepów spożywczych kosztem uzyskania przychodu może być zakup alkoholu, który będzie stanowił towar firmy, natomiast w przypadku działalności informatycznej zakupu alkoholu na firmę nie można uznać jako kosztu podatkowego, bo nie ma on związku z prowadzoną działalnością. Oprócz kosztów pozornych, uzależnionych od prowadzonej działalności, do kosztów uzyskania przychodów nie możemy zaliczyć także tych kosztów, które zostały opisane w zamkniętym katalogu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do takich kosztów zalicza się między innymi kary umowne i odszkodowania, a także odsetki budżetowe.
