БОЛЬШАЯ КОМПАНИЯ

Учитывая масштабы деятельности клиент ведет бухгалтерию во внутреннем отделе, состоящем из 5 человек. Кроме того, предварительную обработку документов проводят административные работники в отделах. Клиент использует внешний бухгалтерский учёт, который выполняет надзирательную и контрольную функции.

В связи с развитием компании руководство фирмы решило внедрить современную систему ERP Streamsoft Prestiż. В ходе внедрения системы выяснилось, что прежняя система учёта, уже не в состоянии выполнить свою задачу. Наша фирма получила запрос от клиента на анализ появившейся проблемы. Проводя аудит действующей системы мы обнаружили ряд ошибок в её функционировании:

• Неспособность быстро получить информацию о состоянии компании;
• Отсутствие связи бухгалтерии с сотрудниками (отсутствие обучения) приводит к увеличению аварийности и ошибок сотрудников фирмы в связи с непониманием и незнанием налоговых последствий, вытекающих из конкретных действий;
• Отсутствие периодических докладов для нужд компании;
• Неполное внедрение новой IТ- системы;
• Отсутствие желания сотрудничать и обучаться по новой системе (не реализован модуль Кадры и Зарплаты, а также Основные Средства, не сконфигурирована Декларация НДС или подоходный налог – формуляры считались за пределами системы);
• Ручное введение банковских рапортов;
• Высокая аварийность схемы учёта товаров – декреты часто поправлялись вручную
• Введение заработных плат в систему вручную (расчет заработных плат для 130 сотрудников);
• Введение амортизации (инвентарная книга велась вне новой системы бухгалтерского учёта, в предыдущей бухгалтерской системе);
• Ручное введение начислений (ежемесячно около 100 позиций) – реестр проводился вне системы, с помощью предыдущей бухгалтерской системы;
• Отсутствие возможности автоматической генерации отчетов;
• Ручная проверка на правильность выставленных внутренних счетов-фактур;

Для Meritoros был выставлен запрос завершить внедрение новой системы, а также провести комплексную автоматизацию всех бухгалтерских процессов. Поскольку наши сотрудники имеют опыт в обслуживании многих систем бух. учета, таких как Streamsoft, мы взяли на себя эту задачу. Мы осуществили следующие изменения:

• Ввели остальные модули системы (Кадры, Зарплаты а также Основные Средства);
• Конфигурировали авансы для PIT ( Personal Income Tax - НДФЛ) и VAT (НДС) деклараций;
• Организовали начисления;
• Доработали схемы учёта;
• Создали периодические отчёты;
• Подготовили набор отчётов, для проверки внутренних счетов-фактур при реверсных операциях);
• Разработали автоматические отчёты для управления;
• Создали автоматический учёт банковских выписок по счётам;
• Улучшили и ускорили связи бухгалтерии с фирмой- в итоге ускорилось получение информации;
• Устранили двойную регистрацию (на бумаге и в системе) в кассовых отчётах;

После завершения нововведений фирма Meritoros взяла на себя обязанности надзора и проверки работы бухгалтерии. Благодаря внедрению новых решений и приобретению услуг Meritoros, ежемесячные расходы на внешнее обслужывание бухгалтерии сократилось с 16 000 PLN до 11 000 PLN, что позволяет экономить фирме 60 000 PLN в год. Эффекты деятельности Meritoros:

• Сокращение расходов на ведение бухгалтерской документации более чем на 30%, в связи с привлечением бухгалтерского бюро;
• Автоматизация большинства процессов бухгалтерского учёта;
• Устранение ошибок, связанных с ручным вводом данных;
• Быстрые и точные отчёты для управления;
• Увеличение скорости генерации отчётов для нужд внешних организаций (банков, лизингов);